Expertens 7 bästa tips: Så får du folk att svara på mejl och sms
När vi inte får svar på våra mejl och meddelanden blir somliga av oss nervösa och sårade, andra sura och irriterade.
Här ger experten Malene Rydahl en guide i hur man skriver för att få respons.
Malene Rydahl är författare, föredragshållare och ledarskapskonsult. Hon har bland annat skrivit boken Svar udbedes, som handlar om hur du bär dig åt för att få svar i ett hav av meddelanden. Här kommer hennes sju bästa tips för att öka chansen att få svar.
1. Vad vet du om mottagarens vanor?
Många av oss svarar inte på mejl och sms. Malene Rydahl, managementkonsult och författare till boken Svar udbedes (Svar efterfrågas), gjorde en enkätundersökning där 3 000 personer medverkade. Av de tillfrågade medgav 72 procent att de inte alltid svarar på jobbmejl, 64 procent att de inte alltid besvarar meddelanden från familj och vänner, och 60 procent att de inte alltid svarar på meddelanden av det romantiska slaget.
Som väl är finns det saker vi själva kan göra för att öka chanserna till respons.
En bra sak att börja med är att tänka lite mer på vem mottagaren är, vilka mobila vanor han eller hon har, och vilken plattform hen håller till på. Föredrar personen i fråga mejl, sms, Instagram, Messenger eller kanske Whatsapp? Vissa svarar till exempel konsekvent på mejl men inte på sms, och vice versa.
Om du inte känner personen ska du i första hand ta kontakt per mejl ifall det är jobbrelaterat. Då är det nämligen minst risk för att du trampar honom eller henne på tårna.
Du ska också fundera över tidpunkten, tajmingen. När är personen mest tillgänglig? Är det på kvällen, på morgonen eller under arbetstid? Skickar du meddelanden inför högtider och semestrar? Då kanske mottagaren är extra pressad, och du kan förvänta dig längre svarstider.
2. Utgå inte bara från dig själv
Ett vanligt misstag är att du tänker på dina egna behov när du skickar ett sms eller mejl, men glömmer att den du skriver till också ska ha ut något av det. Människor tenderar att reagera snabbare om de kan se någon egen nytta med det.
Fundera därför över vilket intresse personen i fråga potentiellt kan ha av att svara. Sätt dig in i vem du skriver till och se till att det tydligt kommuniceras i mejlet vad mottagaren har ut av det, om du inte känner personen i förväg.
Om du nu inser att den du skriver till egentligen inte har något direkt att tjäna på att svara dig, så var ärlig om det: ”Det här är något jag behöver, skulle du kunna hjälpa mig?” Till saken hör att folk ju ofta gärna är behjälpliga när de blir tillfrågade, kanske för att de då känner sig som goda människor och vet att deras hjälp uppskattas.
3. Kort och koncist, tack!
”Kära du, jag skriver till dig eftersom jag undrar om du vill svara på mina tio frågor. Min historia börjar med att …”
Ett sådant mejl vill man inte gärna befatta sig med om man har fullt upp. Ditt meddelande ska vara tydligt och gå snabbt att svara på, då är chansen större att att du får några rader i retur. Så vänta med det komplicerade till senare. Det första mejlet du skickar ska aldrig vara långt, och helst ska du bara fråga om en enda sak, det får gärna vara en ja/ nej-fråga.
De flesta vill ju gärna ge adekvat återkoppling, men om frågorna eller historierna från det egna livet är alltför många kan det ta alltför lång tid att besvara ordentligt. Kanske står ansträngningen inte i proportion till det som mottagaren får ut av att svara. Och då är det lättare att inte göra det alls.
4. Vänta med dina förbehåll
Gör det inbjudande att slå till. Oavsett om du ute efter ett fikamöte, en dejt eller en ny kontakt, så är det en god idé att spara eventuella förbehåll till ett uppföljande mejl, till exempel om du måste gå tidigt eller inte äter gluten. Om detta nämns redan i det första mejlet verkar det bara krångligt och sannolikheten minskar för att mejlet blir besvarat.
När man känner varandra är det annorlunda, eftersom det redan finns en relation, och intresset av att svara kan ligga i förhållandet till personen i sig. Samtidigt bör tilläggas att det generellt är så, att ju krångligare innehåll, desto mer krävs av den man skickar meddelandet till. Och det ska man tänka på oavsett vilken relation man har.
5. Lång tid för dig, men …
Åh, hur lång tid kan det ta? Om du tycker att du har väntat alldeles för länge, så fundera över personens svarsprofil innan du skickar ett klagande mejl eller ger upp om ditt ärende.
Om det är en kollega eller en väninna så kanske du redan känner till personens svarsprofil. Om det inte är någon du känner kan du måhända gissa dig till hur det förhåller sig utifrån personens ställning. Får han eller hon många mejl? Är mycket upptagen?
Utvärdera även din egen tidshorisont. Är du själv en som svarar snabbt, så ställ inte automatiskt samma krav på din mottagare. Om du själv uppfattar ett dygn som en rimlig svarstid, medan väninnan som du skriver till tycker att en vecka är är okej, då har ni snart ett problem. Kanske är din tidshorisont för orealistisk?
Malene Rydahls undersökning visar exempelvis att när det gäller snabbmeddelanden som sms, Messenger och Whatsapp, så betraktade 54 procent av de medverkande det som ett icke-svar om de inte hört något inom tre timmar. Kanske lite väl kort om tid …
6. Påminn två gånger, och glöm det sedan
Kanske anser du att du redan uppfyllt ovanstående punkter och har väntat länge nog. Din slutsats är att den du sökt borde ha svarat. Prova med ett vänligt och empatiskt uppföljningsmejl, där du återigen försöker utgå från personen du vänder dig till, i stil med: ”Jag kan tänka mig att du är väldigt upptagen, men har du fått mitt mejl?”
Detta kan du göra två gånger, hör du sedan inte något, så glöm det hela.
7. Det handlar inte om dig
Och när personen inte svarar och du har gett upp hoppet om att detta ska ske, så sluta tro att det beror på att hen inte gillar dig. Det är vi annars benägna att göra.
Enligt Malene Rydahls undersökning blev mer än hälften av de medverkande känslomässigt påverkade av icke-respons. Undersökningen visar att två av tre kommer att känna sig förödmjukande, icke respekterade, sårade eller avvisade om svaret uteblir. Enligt Malene Rydahl kan det aktivera vårt inre barns känsla av övergivenhet.
Just därför kommer många också att sätta etiketter på mottagaren, även om dessa inte överensstämmer med verkligheten, som att personen är opålitlig, oorganiserad, oförskämd eller rentav arrogant.
Men den goda nyheten är att det inte handlar om dig. Undersökningen visar nämligen också att när folk inte svarar så handlar det i endast 10 procent av fallen om att personen i fråga inte gillar dig, eller att du inte är viktig.
Därför: Ta det inte personligt, det finns ofta en bra anledning till att den du försökt nå inte svarar.
Svensk bearb: Helena Schoug